Elektroniczny obieg faktur

Elektroniczny obieg faktur wypiera obieg papierowy. Do tej pory zawsze było tak, że faktura, która docierała do firmy, krążyła pomiędzy wieloma działami, żeby ostatecznie dotrzeć do działu księgowości. Było to ryzykowane i czasochłonne. Papierowa faktura mogła się zawieruszyć, a jej nie dostarczenie do odpowiedniego działu w terminie wymagalnym, mogło skutkować poważnymi konsekwencjami- między innymi nie zapłaceniem w odpowiednim terminie kontrahentom, a także nie zaksięgowaniem faktury do danego miesiąca, co ma realny wpływ na wysokość płaconego podatku VAT.
Na czym polega elektroniczny obieg faktur? Kontrahenci dostarczający faktury, zostawiają je w jednym miejscu, przeważnie sekretariacie, gdzie dokumenty są segregowane, a następnie skanowane. Konieczny jest zakup odpowiedniego programu, który po skonfigurowaniu, odpowiednio odczyta istotne dane zawarte na fakturze. W ten sposób faktury zostają przeniesione do świata elektronicznego i tylko tą drogą wędrują w firmie od jednego działu do innego. Czas księgowania jest skrócony, bo program przeniesie dokument do programu księgowego na odpowiednie konta i w dodatku nada numer ewidencyjny.